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疫情下,采购人需要应对的十大挑战

  面对来势汹汹的新型肺炎疫情,春节假期本有的美好已然泡汤不说,面对线上复工,一件件紧急棘手的工作摆在企业采购部的面前!

  随着国家和各省市先后发布了特殊时期处理好劳动关系问题的政策,以及延迟复工、开学的通知,企业采购人们究竟应该如何应对才能帮助公司和员工渡过难关呢?

  莫要慌,商越联合创始人兼首席业务架构师程序为您解析,如何通过有效的策略、工具、手段来应对疫情。这里总结了疫情期间十个采购业务方面的挑战,以及企业如何通过在线数字化采购应对十大挑战:

  挑战一:如何减少与供应商的接触?

  企业要正常运转就必须依赖供应商,但是采购部门作为与供应商打交道最频繁的部门,采购从业者非常担心外部的输入性传染。

  在线化、数字化的采购方式,意味着可以与供应商进行在线化的调研、业务交流、商务谈判、问题沟通等,可以有效的减少甚至避免疫情期间采购从业者与供应商之间的面对面接触。

  挑战二:如何减少与需求用户的接触?

  企业内部,员工也是来自五湖四海,采购部门作为物资供应的服务部门,必然也是与内部员工打交道最频繁的部门,采购从业者也比较担心过多的接触带来的传染。

  通过数字化目录商城的采购方式,需求用户可以在线可视化的挑品、选品,查看公司的协议化物资;

  通过数字化目录商城的领用方式,实现可视化的领用,帮助采购部门对库存数量准确把控,需求用户可以快捷的在线搜索、在线领用;

  通过数字化的采购申请单,需求用户可以快捷的在线提报,领导可以快捷的在线审批,快捷的传达需求给采购部门;

  数字化的方式,可以有效的减少甚至避免疫情期间需求部门与采购部门之间的面对面接触。

  挑战三:如何解决物流难题?

  疫情期间物流不像平时那样通达,时间上会有延迟,或多或少的出现各种意外情况。采购部门非常担心物流,需求用户焦急的等待。

  通过数字化的采购方式以及在线化的物流追踪,采购部门和需求用户都可以在线追踪货物的发运、物流、到货情况,通过在线追踪,可以让用户在疫情期间清晰的了解物流状态,即使不能帮助缩短物流时间,但可以及时发现问题、协助解决,也可以做到对内的公开、透明,可以有效的减少频繁的电话追询和面对面接触。

  挑战四:如何解决收、发、退、换货难题?

  疫情期间,供应商的货物发运,企业的收货、退货、换货,都会比平常更艰难。

  通过数字化的采购方式以及在线化的收货、发货、退货、换货,所有的指令通过在线工具进行管理,可以有效的减少疫情期间供应商与采购、仓储部门的面对面接触,还能提升事务处理效率。

  挑战五:如何解决商务文件的传递难题?

  疫情期间,不能现场开标了,合同、订单、发票都严重依赖快递了,但是快递公司也受到了疫情的影响。

  通过数字化的采购方式应用在采购全流程中,如报价、合同、订单、对账、发票等环节,应用电子签章、电子合同和电子发票,避免疫情期间文件快递不像平时那样通达,也避免不必要的面对面接触,效率不受疫情的影响反而更高效。

  挑战六:如何应对断货,避免停工?

  采购从业者最担心断货,尤其是重要生产物资,甚至导致企业停工。

  通过数字化的采购方式,通过对订单、库存、物流的数字化监控,更及时的进行缺货、断货的预警,可以有效的减少甚至避免疫情期间出现断货、停工的突发事件。

  挑战七:如何应对物资短缺?

  通过互联网的方式,发布采购需求和找寻货源,更快的找到需求的物资,尤其是疫情期间,通过互联网采购劳动防护品(如口罩、防护服等),工业检测品(如测温枪等),实验室品(如医用酒精、专业消毒液等),将更加及时和透明,有效降低疫情期间“中间商炒家”和哄抬物价。

  挑战八:如何避免短缺和囤积同时存在?

  对于重要生产物资,以及疫情下所需的医用物资,企业的工厂、部门只买必要的数量,不要囤积,你囤积的量是库存,可能过期,而对别人、别的部门则是刚需救命。

  通过数字化的采购方式以及数字化的库存呈现,防止大企业内部各个工厂、部门分别抢购物资尤其是医用物资,工厂、部门互相之间数据不透明,部门工厂、部门形成缺货,部分工厂、部门形成囤积,可以有效的减少甚至避免在疫情期间没有实现资源的合理利用。

  挑战九:如何减少企业员工对于物资紧缺的心理担忧?

  通过数字化目录商城的呈现方式,可以有效呈现货物的在供应商的库存量,在途运输量,和公司库存在手量,做到有图有真相,公司领导、采购部门、需求部门都可以做到心中有数,可以有效的减少甚至避免疫情期间公司员工的心理担忧。

  挑战十:如何在疫情期间对供应商进行考核和评价?

  在疫情期间,还能保障供应的供应商都是企业的亲人、能够共患难的兄弟,保障了企业的运营。通过数字化的评价工具,让采购从业者、需求用户、研发和品控的同仁,在物流配送、服务态度、敬业精神等方面隔着屏幕为供应商们打个五星好评,点个赞。疫情过后,一定记得为优秀的、拼搏的供应商们鼓励和赞美,发个奖杯!

  2020年这个特殊的春节,我们都戴着口罩,我们都静坐在家中,大自然给了我们一个警钟,我们有机会进行思考。新的一年,我们该如何保护我们的家园?新的一年,我们需要做哪些行为转变?在未来十年,我们做什么才能给我们的孩子留下一个更美好的世界?

  天佑武汉!中国加油!

         作者:程序商越联合创始人兼首席业务架构师

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